M-Files EBYS - Elektronik Belge Yönetim Sistemi
EBYS Nedir?
Elektronik Belge Yönetimi Sistemi (EBYS), kurumların gündelik işlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden kurum aktivitelerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların içerik, format, ve ilişkisel özelliklerini korumak ve bu belgeleri üretimden nihai tasfiyeye kadar olan süreç içerisinde yönetmektir.
M-Files EBYS Anahtar Özellikler
M-Files EBYS'i diğer EBYS sistemlerinden farklı kılan özelliği Elektronik Belge Yönetim Sistemi ihtiyaçlarına ek olarak kurum içerisindeki birçok doküman ve bağlı süreci de özelleştirilebilir yapısı sayesinde müşterilerine sunabilmesidir.
TS13298 Uyumluluğu
TS13298 standartı elektronik belge yönetim sistemlerinin arşiv boyutunun da dikkate alınarak tasarımı ve uygulanması, elektronik belgenin hukuki geçerliliğinin sağlanması ve e-imzanın uygulanması için gerekli altyapının tanımlanması konularını ele almaktadır. Bununla birlikte, kurumsal belge yönetimi politikalarının ve prosedürlerinin geliştirilmesi için önemli bir referans kaynağıdır.
M-Files EBYS, TS 13298/T1 belgesine sahip bir Elektronik Belge Yönetim Sistemi çözümüdür.
Gelen Evrak Yönetimi
M-Files EBYS ile Kurum İçi ve Kurum Dışı tüm Gelen Evrak süreçlerini, Dosya tasnif planlarına bağlı kalarak standartlar çerçevesinde kolay şekilde yönetebilirsiniz. Kolay özelleştirilebilir yapısı sayesinde, tüm yapı sizin süreçlerinize çok hızlı şekilde adapte olacaktır
.
Giden Evrak Yönetimi
M-Files EBYS üzerinde tanımlı şablonlarınız üzerinden, hem de yeni bir editör öğrenmenize gerek kalmadan, tamamen Microsoft Office ürünleri ile entegre şekilde hem kurum içi hem de kurum dışı giden evraklarınızı, standart dosya planına bağlı kalarak, standartlar çerçevesinde oluşturabileceksiniz. Oluşturulan evrakların, son imzalanmadan önceki tüm geçmiş sürümlerine de ulaşabileceksiniz.
Elektronik İmza Desteği
M-Files EBYS içerisinde, 5070 sayılı e-imza kanununun 5. Maddesine göre doküman imzalama işlemleri yapabileceksiniz. Bu sayede, ıslak imzaya gerek olmadan tüm süreçlerinizi hukuki geçerliliği olacak şekilde yönetebileceksiniz. Müşterinin imza kütüphanesi var ise, onunla entegre olabileceğimiz gibi, imza kütüphanesi yok ise gerekli altyapıyı MechSoft olarak sağlayacağız
.
e-Yazışma Desteği
E-Yazışma kapsamında; kamu kurum ve kuruluşları arasındaki resmi yazışmaların elektronik ortamda yürütülmesini sağlayacak ortak kurallar setinin geliştirilmesi sağlanmıştır. M-Files EBYS üzerinde oluşturulan evrakların e-yazışma paketine çevrilmesini veya dışarıdan gelen e-yazışma paketlerinin içeriklerinin okunup, M-Files EBYS'ye kaydını gerçekleştirebileceksiniz.
KEP Entegrasyonu
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP); gönderenin ve alanın kimliklerinin belli olduğu, gönderi zamanının ve içeriğinin değiştirilemediği, uyuşmazlık durumunda hukuki geçerliliği olan güvenli elektronik posta hizmetidir. M-Files EBYS üzerinde oluşturulan evrakları istediğiniz KEP servis sağlayıcısı üzerinden gönderebileceksiniz. Aynı şekilde KEP üzerinden gelen evrakları da M-Files EBYS'ye kaydedebileceksiniz.
Doküman Tarama / OCR
Kağıt dokümanları içeriği aranabilir elektronik dokümanlara çevirin.
Tüm kağıt evrakları tarayarak, içeriği aranabilir PDF dokümanlara çevirebilirsiniz - hem de tek bir tuşla.Saklamak istediğiniz kağıt dokümanlarınız mı var? Artık dokümanları dosya dosya aramaktan vazgeçin. M-Files ile dokümanları tarayarak, hızlı şekilde tüm içeriğe erişebilirsiniz. M-Files içerisinde gelişmiş OCR özellikleri bulunmaktadır. Bu sayede kağıt dokümanları kolayca elektronik dokümanlara çevirebilirsiniz.
EBYS'den Daha Fazlası
M-Files EBYS, TS13298 standartlarına göre elektronik belge yönetimi için gerekli tüm ihtiyaçlarınızı karşılayacaktır. Bundan da öte olarak M-Files EBYS ile sahip olacağınız M-Files platformu sayesinde, M-Files'ın benzersiz tüm yeteneklerine siz de sahip olacaksınız. Bu sayede, elektronik belge yönetim süreçleri haricinde ihtiyacınız olan tüm doküman, süreç ve bilgi yönetimini aynı platformdan yapabileceksiniz. Tüm bunlar için de ayrı lisans ücretleri ödemek zorunda değilsiniz. M-Files EBYS size ihtiyacınız olan her türlü özelliği sunan pazardaki TEK çözümdür
.
Neden M-Files EBYS?
M-Files EBYS, M-Files platformunun sahip olduğu tüm benzersiz özellikleri içerir ve size tek bir platformdan hem elektronik belge yönetimi, hem doküman yönetimi, hem iş akış yönetimi hem de entegre yönetim sistemi özellikleri sunar. Benzersiz özelliklerden bazıları:
-
Kolay kurulum ve konfigürasyon
-
Windows Explorer entegrasyonu ve sanal sürücü yapısı
-
Sürükle/Bırak yöntemi ile doküman yönetimi
-
Kullanımı çok kolay desktop, web ve native mobil arayüzler
-
Microsoft Office ürünleri (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) ile tam entegrasyon
-
AutoCad ile tam entegrasyon
-
Çevrimdışı modda çalışabilme özelliği
-
Statik klasörden ziyade Dinamik görünüm mantığı
-
Tüm tarayıcılarla kolay entegrasyon
-
Harici yazılımlarla çok kolay entegrasyon seçenekleri